(目的)

第1条　この規則は、文書の取扱いの規範を示し、もって文書の管理及び事務能率の向上を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書管理の原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めるとともに、その処理状況を常に明らかにし、処理後の保管及び保存を的確に行わなければならない。

(事務処理の原則)

第4条　事務は、文書によって処理することを原則とする。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は、町の文書事務を掌理する。

(主管課長の職務)

第6条　主管課長は、当該課における文書事務を統括し、常に文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。

(文書取扱責任者及び文書事務担当者の設置)

第7条　主管課の文書事務を処理するため文書取扱責任者及び文書事務担当者を置く。

(文書取扱責任者及び文書事務担当者の職務)

第8条　文書取扱責任者は、主管課長の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(文書取扱責任者会議等)

第9条　総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱責任者会議又は文書取扱責任者及び文書事務担当者合同会議を招集することができる。

(文書の記号及び番号)

第10条　文書には、原則として、識別を明確にするため文書の記号及び番号(以下「文書番号」という。)を付さなければならない。

(到達した紙文書の取扱い)

第11条　役場に到達した紙文書は、課において直接受領したものを除き、総務課において受領するものとする。

(到達した紙文書の配付)

第12条　総務課において受領した紙文書は、親展文書、入札書、見積書その他開封を不適当と認めるものを除き、これを開封するものとする。

(収受文書の受付)

第13条　文書取扱責任者は、前条の規定により総務課から配付を受けた文書を受領したときは、親展の記載のあるものを除き開封し、文書事件簿(様式第2号)に必要事項を記載する。ただし、軽易な文書で処理経過を必要としないものについては、文書事件簿への記載を省略することができる。

(ファクシミリ及び電子メールで受信した文書の収受)

第14条　前条の規定は、ファクシミリ及び電子メールで受信した紙文書の収受について準用する。

(事案の処理方針)

第15条　すべての事案の処理は、文書によることを原則とする。

(起案)

第16条　起案は、原則として事案ごとに起案することとし、起案用紙(様式第4号)を用いて平易明確にこれを行わなければならない。ただし、関連する事案については、まとめて起案することができる。

(文書の発信者名)

第17条　決裁された事案を施行する場合において、外部に発する文書の発信者名は、原則として町長その他法令等により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名を用いなければならない。ただし、次の各号に掲げる場合においては、当該各号に定める発信者名を用いることができる。

(事務担当の表示)

第18条　前条の規定により発する文書には、照会その他の便宜に資するため、当該文書の末尾に事務担当者の課名、係名、電話番号等を表示するものとする。

(回議文書の処理)

第19条　回議文書は、甘楽町役場事務決裁規程(昭和39年甘楽町規程第3号)第3条の規定により決裁権限を有する者(以下「決裁関与者」という。)の承認及び決裁(以下「決裁等」という。)を受けなければならない。ただし、起案文書で事案が重要なもの、事案が機密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁等を受けることができるものとする。

(代理決裁及び後閲)

第20条　決裁関与者(決裁権限者を除く。)が出張又は休暇その他の事由により不在であるときに、甘楽町役場事務決裁規程第8条の定めるところにより代理決裁する者(以下「代理決裁者」という。)は、起案文書の該当押印欄に「代」と朱書きすること。

(回議中の訂正)

第21条　回議を受けた者が、起案文書の内容を加除訂正したときは、その記録を残し、特に重要な訂正の場合、その理由を記入しなければならない。

(合議文書の処理)

第22条　合議を受けた者は、直ちに意見を調整し、異議のないときは承認し、意見があるときは理由を付して当該事案を主管課に差戻す等、同意、不同意を速やかに決定しなければならない。

(決裁年月日)

第23条　起案した事案が決裁されたときは、回議用紙の所定の欄に決裁年月日を記録しなければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第24条　決裁された事案については、速やかに施行等の処理を行わなければならない。

(電話又は口頭による照会等の取扱い)

第25条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その内容を記録し、この規則により処理しなければならない。

(例規文書の処理方法)

第26条　例規文書を制定又は改廃しようとするときは、主管課において原案を作成し、起案し、主管課長の決裁を受けた後、その要旨及び制定又は改廃の理由を記載した文書を作成し、これを主管課長から総務課長に送付しなければならない。

(議案の処理方法)

第27条　町議会に議案を提出しようとするときは、議案の原案及び提案説明文を主管課において起案し、主管課長の決裁を受けた後、主管課長から総務課長に議会への提出手続を依頼しなければならない。

(総務課長への合議等)

第28条　主管課において、例規文書の原案及び議案の原案について起案を行うときは、両原案を所掌する係長及び総務課長の合議に付さなければならない。

(文書の審査)

第29条　文書の適正かつ統一を図るため、次に掲げる文書は、町長の決裁を受ける前に別に定める甘楽町例規審査委員会の審査を受けなければならない。

(施行する文書の確認)

第30条　決定された事案を施行する場合は、施行する文書(以下「施行文書」という。)を浄書し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合しなければならない。

(公印)

第31条　施行を要する文書は、法令等で定めるものを除き、甘楽町公印規程(昭和48年甘楽町訓令第2号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。

(施行)

第32条　主管課が文書を施行するときには、原則として、次に定めるいずれかの方法によるものとする。

(文書の発送)

第33条　紙文書を発送するときは、主管課がすべての準備をし、総務課に提出しなければならない。文書の発送は、総務課において郵送等の方法により行うものとする。

(総務課における処置)

第34条　総務課は、主管課から発送文書の送付を受けたときは、その量目及び料金を調査し、料金後納郵便物差出票により発送しなければならない。

(ファクシミリによる文書の施行)

第35条　照会、回答、通知、依頼、送付、報告等で次の各号のいずれにも該当する文書は、ファクシミリにより施行することができる。

(電子メールによる文書の施行)

第36条　インターネットを利用した電子メールで文書を施行する場合は、データの暗号化等の必要な措置を講じなければならない。ただし、次の各号のいずれにも該当する文書は、この限りでない。

(庁内文書の施行)

第37条　庁内文書は、職員共通システムの電子掲示板、電子会議室等への掲載、庁内電子メールによる送付等の電子的方法で施行することを原則とする。

(文書の整理)

第38条　文書は、別表第3に定める分類表により、これを区分して整理しなければならない。

(文書の保存年限)

第39条　文書の保存年限は、法令その他に別段の定めがある場合を除き、次の各号に掲げる種別のとおりとする。

(簿冊の登録及び作成)

第40条　簿冊は、分類表、保存年限及び事案の区分ごとに作成し、同区分に適合する文書を整理するものとする。

(文書の編集)

第41条　処理担当者は、次に定めるところにより完結文書を簿冊に編集しなければならない。

(文書の完結日)

第42条　文書の完結日は、次の各号に定めるところによる。

(保存年限の起算)

第43条　文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年による必要がある文書は、当該文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(完結文書の保管)

第44条　完結文書は、完結した日の属する年度の翌年度から起算して1年間は主管課の事務室内で保管するものとする。

(完結文書の保存)

第45条　主管課長は、保管の完了した簿冊を保存する。

(常用簿冊)

第46条　常用簿冊とは、次に掲げる簿冊をいう。

(保存文書の審査)

第47条　総務課長は、保存文書引継書の提出を受けたときは、編集及び保存年限の適否について審査しなければならない。

(書庫の管理)

第48条　主管課長は、書庫を管理し、保存文書の整理整とんに努めなければならない。

(文書台帳等)

第49条　第45条の規定により提出された保存文書引継書は、総務課において、これを年度ごとに綴り、保存文書台帳として保存しなければならない。

(保存文書の貸出閲覧)

第50条　保存文書は、必要に応じ貸出し又は閲覧に供するものとする。

(文書の廃棄)

第51条　主管課長は、文書がその保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄上の注意)

第52条　総務課長及び主管課長は、個人情報を含むもの、機密に属するもの又は印影を利用されるおそれのある文書を廃棄する場合は、データの完全消去又は裁断等の方法により、他に利用されることのないよう適切に廃棄しなければならない。

(町史資料等の引渡し)

第53条　第51条の規定により廃棄する簿冊に含まれる文書のうち、主管課長の申し出又は総務課長の判断により、歴史的、文化的価値の認められるものは、教育委員会主管課長と協議し、引き渡すものとする。

(その他)

第54条　この規則に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、町長が別に定める。